INFORMATION SUR LE SERVICE · VERSION DU 15 OCTOBRE 2026

Confidentialité et conservation

Les boîtes explicitement raccordées sont analysées pour détecter les messages indésirables et les menaces. Les autres boîtes conservent leur circuit habituel.

Qui est responsable ?

L’entreprise cliente décide des finalités, des boîtes protégées, de la base légale et des droits d’accès : elle est normalement responsable du traitement de sa messagerie. MP2I exploite MailGuard sur ses instructions en tant que sous-traitant. Pour ses propres traitements, MP2I documente séparément ses responsabilités. Ces rôles dépendent des décisions réellement prises.

La notice de votre entreprise doit préciser son identité, son contact pour les droits, la base légale, les prestataires et les lieux de traitement. L’administrateur la prépare dans Protection des données. Demandez ces informations à votre entreprise si sa notice n’est pas encore publiée.

Données et accès

Les comptes, leurs droits et les règles servent à vous identifier et à séparer les boîtes. Les contenus retenus, les dossiers de protection des données et les résultats IA sont chiffrés dans le stockage applicatif. Certaines données de gestion, dont les adresses de compte et les droits, restent nécessaires à son fonctionnement. Le chiffrement complet des disques et les protections contractuelles de l’hébergement doivent être vérifiés séparément.

Seuls les comptes auxquels un accès à une boîte a été attribué peuvent consulter sa quarantaine. Les attributions sont journalisées. Une boîte partagée possède des règles communes à ses utilisateurs. Ces contrôles ne dispensent pas l’employeur de respecter le secret des correspondances, les messages personnels et l’information préalable des salariés ; les obligations de consultation applicables doivent être examinées.

Assistance IA facultative

L’assistance IA est désactivée au niveau opérateur : aucun contenu n’est transmis à un fournisseur d’IA par cette fonction. Sa configuration, les accords et les informations nécessaires doivent être vérifiés avant activation.

L’aperçu est limité au sujet et à un extrait textuel. Un masque automatique aide à retirer certaines coordonnées et certains secrets ; il ne garantit pas l’anonymisation. Vous pouvez retirer d’autres informations avant l’envoi. N’envoyez pas de données sensibles, de secrets ni de correspondance personnelle. Les pièces jointes ne sont pas envoyées ; les courriers dont le sujet est identifié comme personnel sont exclus.

L’IA propose une catégorie et une explication qui peuvent être erronées. Elle ne libère ni ne bloque automatiquement un courrier et ne sert pas à évaluer les salariés. Aucun lien du message n’est ouvert par cette analyse. Le fournisseur, les pays, ses durées et les garanties de transfert doivent figurer dans la notice de l’entreprise. L’option technique de non-conservation de la réponse ne supprime pas nécessairement les journaux du fournisseur ; le contrat et les paramètres du projet doivent être vérifiés.

Durées de conservation

• Messages du portail : de 1 à 30 jours selon Configuration mail ; ils cessent d’être consultables à leur expiration. Journal d’actions : 90 jours.
• Retour des courriers : contenu chiffré pendant au maximum 30 jours et identifiants de livraison pendant 90 jours pour limiter les doublons.
• IA : aperçu en attente au plus 6 heures ; résultat au plus 7 jours, sans dépasser l’expiration du courrier ; suivi des budgets au plus 90 jours. Les données du fournisseur suivent les dispositions documentées séparément.
• Dossiers de droits et incidents : conservation après clôture selon la durée justifiée par l’entreprise, de 90 à 1 095 jours, proposée à 365 jours. Les dossiers en cours ne sont pas supprimés par cette purge.
• Sauvegardes chiffrées locales : 7 jours. Une sauvegarde distante reste à mettre en place. Une suppression de la base courante peut subsister dans une sauvegarde jusqu’à son expiration ; une restauration doit tenir compte des demandes de suppression intervenues depuis.

Ces durées techniques doivent être validées et documentées par le responsable du traitement. La purge de cette instance hébergée est programmée quotidiennement.

Confirmation du premier contact

Chaque boîte peut demander à un nouvel expéditeur de confirmer son premier courrier admissible. Celui-ci reste en quarantaine. L’invitation ne reprend pas son contenu ; son lien personnel expire au plus tard après 72 heures. Le contrôle visuel est généré et vérifié sur notre serveur, sans prestataire de CAPTCHA externe.

Les adresses confirmées sont chiffrées et mémorisées pour cette seule boîte pendant 180 jours. Les utilisateurs autorisés peuvent retirer cette reconnaissance. Les défis visuels expirent après dix minutes. Le jeton chiffré est effacé dès confirmation ou annulation, au plus tard après 72 heures ; les traces liées au courrier disparaissent avec sa purge. Les identifiants techniques d’envoi sont conservés 90 jours.

Exercer vos droits

Selon la situation : accès, rectification, effacement, opposition, limitation, portabilité lorsqu’elle s’applique et retrait d’un consentement utilisé. Le responsable examine la demande, son fondement et les droits des autres personnes. Une opposition ou un retrait ne désactive pas automatiquement les protections de la messagerie.

Une personne sans compte peut contacter le responsable indiqué dans la notice de l’entreprise destinataire. Les utilisateurs connectés disposent aussi de la rubrique Mes données.

Les repères de délais affichés dans le portail aident au suivi ; le responsable vérifie le délai légal applicable et toute prolongation motivée. Il est possible de déposer une réclamation auprès de la CNIL.

Cookies et suivi

Le portail utilise les éléments nécessaires à la session sécurisée et à la protection des formulaires. Aucun outil publicitaire, traceur de mesure d’audience ni CAPTCHA tiers n’est intégré dans ces écrans.

Le portail fournit des outils de documentation et de suivi, sans certification automatique. La signature des accords, la vérification des informations, les mesures d’organisation et les éventuelles notifications d’incident relèvent des parties responsables.